Break-even-Rechner

So funktioniert der Break-even-Rechner

Der Break-even-Rechner findet die Gewinnschwelle auf zwei Wegen: Im ersten Kasten geben Sie die monatlichen Fixkosten, den Verkaufspreis und die variablen Kosten je Stück ein, und der Rechner liefert den Deckungsbeitrag je Stück, die Break-even-Menge, den dazugehörigen Umsatz, die Stückzahl je Arbeitstag und den Gewinn bei doppelter Menge. Im zweiten Kasten reichen Fixkosten und Deckungsbeitragsquote in Prozent, und heraus kommt der Break-even-Umsatz, der Umsatz für 10.000 Euro Gewinn und die Sicherheitsspanne bei 20 Prozent mehr Umsatz. Für Dienstleistungen stehen statt Stück Stunden oder Aufträge.

Merksatz: Jedes verkaufte Stück zahlt mit seinem Deckungsbeitrag, Preis minus variable Kosten, an den Fixkosten ab, und wenn die bezahlt sind, ist jeder weitere Deckungsbeitrag Gewinn. Die Eselsbrücke: Fixkosten durch Deckungsbeitrag gleich Stück, Fixkosten durch Quote gleich Umsatz.

Drei Beispiele:

• 12.000 € Fixkosten, 120 € Preis, 45 € variable Kosten: 75 € Deckungsbeitrag, 62,5 Prozent vom Preis, Break-even bei 160 Stück oder 19.200 € Umsatz, 7,3 Stück je Arbeitstag; bei 320 Stück 12.000 € Gewinn.
• 5.000 € Fixkosten, 49 € Preis, 19 € variabel: 30 € Deckungsbeitrag, 167 Stück, 8.166,67 € Umsatz, ab dem 168. Stück Gewinn, bei doppelter Menge 5.020 €.
• 25.000 € Fixkosten bei 60 Prozent Deckungsbeitragsquote: 41.666,67 € Break-even-Umsatz, 16.666,67 € variable Kosten darin, 58.333,33 € Umsatz für 10.000 € Gewinn; mit 8.000 € und 35 Prozent sind es 22.857,14 €.

Formeln: Deckungsbeitrag = Preis - variable Kosten, Break-even-Menge = Fixkosten / Deckungsbeitrag, Break-even-Umsatz = Fixkosten / Deckungsbeitragsquote, Gewinn = Menge × Deckungsbeitrag - Fixkosten. Den Preis aus Einkauf und Zielmarge rechnet der Margen-Rechner, und den Stundensatz, der bei Dienstleistern den Preis ersetzt, der Stundensatz-Rechner.

Wissenswertes zum Thema

Fix, variabel, Deckungsbeitrag: Die Kosten richtig sortieren

Die Break-even-Analyse steht und fällt mit der Trennung der Kosten: Fixkosten fallen an, ob verkauft wird oder nicht, Miete, Gehälter, Versicherungen, Software, Leasing, Abschreibungen, Werbung mit festem Budget, der eigene Unternehmerlohn und die Steuern darauf, und sie gehören als Monatsbetrag in den Rechner; variable Kosten entstehen je Stück, Material, Wareneinkauf, Verpackung, Versand, Provision, Zahlungsgebühren, Akkordlohn, und bei Dienstleistern Fremdleistungen je Auftrag. Der Deckungsbeitrag je Stück ist der Preis minus die variablen Kosten, 120 minus 45 gleich 75 Euro, und die Deckungsbeitragsquote sein Anteil am Preis, 62,5 Prozent, die Zahl, mit der der zweite Kasten rechnet, wenn die Stückzahl keinen Sinn ergibt, im Handel mit tausend Artikeln oder im Restaurant. Die Break-even-Menge ist dann Fixkosten durch Deckungsbeitrag, 12.000 durch 75 gleich 160 Stück im Monat, und der Rechner rundet auf, weil 159,9 Stück nicht reichen; der Break-even-Umsatz ist Menge mal Preis, 19.200 Euro, oder direkt Fixkosten durch Quote. Sprungfixe Kosten, die ab einer Menge steigen, die zweite Maschine, der dritte Mitarbeiter, machen die Rechnung stufenweise, und Mengenrabatte beim Einkauf senken die variablen Kosten ab einer Stückzahl; in beiden Fällen rechnet man den Break-even je Stufe getrennt. Für Mischsortimente nimmt man den durchschnittlichen Deckungsbeitrag, gewichtet nach Absatzmix, und die Quote aus der Gewinn-und-Verlust-Rechnung des Vorjahres. Wie hoch Marge und Aufschlag je Produkt sind, aus denen der Deckungsbeitrag entsteht, zeigt der Margen-Rechner.

Mit der Gewinnschwelle planen: Preis, Menge, Sicherheit

Die Break-even-Analyse ist das Werkzeug für die Fragen, die jeder Businessplan beantworten muss: Wie viele Kunden brauche ich im Monat, 160 beim Beispiel, 7,3 je Arbeitstag, und ist das realistisch für einen Laden, einen Onlineshop, eine Praxis; was passiert bei einer Preiserhöhung um 10 Prozent, der Deckungsbeitrag steigt auf 87 Euro, der Break-even sinkt auf 138 Stück, 14 Prozent weniger, deshalb wirkt der Preis stärker als jede Kostensenkung; was bringt die Senkung der variablen Kosten um 5 Euro, 150 Stück; und was kostet die neue Mitarbeiterin mit 3.500 Euro, 47 Stück mehr im Monat. Die Sicherheitsspanne, die der zweite Kasten zeigt, ist der Abstand zwischen geplantem Umsatz und Break-even, 20 Prozent über der Schwelle bei 60 Prozent Quote sind 5.000 Euro Gewinn, und Unternehmen mit weniger als 10 Prozent Sicherheitsspanne gelten als fragil, weil ein schlechter Monat sie in den Verlust zieht. Der Operating Leverage beschreibt dasselbe von der anderen Seite: Hohe Fixkosten und hoher Deckungsbeitrag, Software, Fitnessstudio, Kino, bedeuten hohes Risiko bis zum Break-even und hohen Gewinn danach, niedrige Fixkosten und niedriger Deckungsbeitrag, Handel, Vermittlung, das Gegenteil. Der Umsatz für einen Zielgewinn ist Fixkosten plus Zielgewinn durch Quote, 58.333 Euro für 10.000 Euro bei 60 Prozent. Für Gründer gehört in die Fixkosten auch der eigene Lebensunterhalt, 3.000 bis 4.000 Euro, sonst ist der Break-even eine Täuschung. Was der Gewinn nach Gewerbesteuer und Einkommensteuer wert ist, rechnet der Gewerbesteuer-Rechner.

Typische Fehler bei der Break-even-Rechnung

Der erste Fehler ist der vergessene Unternehmerlohn, der Gründer rechnet mit 5.000 Euro Fixkosten und übersieht, dass er selbst von etwas leben muss, der Break-even liegt dann 100 Stück höher. Der zweite ist die Mehrwertsteuer im Preis, 120 Euro brutto sind 100,84 netto, und der Deckungsbeitrag schrumpft von 75 auf 56 Euro; alle Zahlen netto. Der dritte sind variable Kosten, die in den Fixkosten versteckt sind, Zahlungsgebühren, Retouren, Marktplatzprovisionen, die mit jedem Verkauf wachsen. Der vierte ist der Monat als Zeitraum bei Saisongeschäften, wo der Break-even im Juli bei 100 und im Januar bei 300 Stück liegt und nur der Jahresdurchschnitt zählt. Der fünfte ist das Aufrunden, das der Rechner macht, bei Dienstleistern mit Teilstunden ist 159,9 schon fast erreicht. Der sechste ist der Absatzmix bei mehreren Produkten, der Break-even gilt nur für die unterstellte Mischung. Der siebte ist die Verwechslung von Break-even und Liquidität, die Gewinnschwelle sagt nichts darüber, wann das Geld kommt, bei 60 Tagen Zahlungsziel ist das Konto trotzdem leer. Und der achte ist die Annahme konstanter Preise, der Markt erlaubt bei größerer Menge oft nur niedrigere. Welcher Stundensatz bei Dienstleistern die Fixkosten plus Lohn bei realistischen Auslastungsstunden deckt, rechnet der Stundensatz-Rechner.

Ein Stück Geschichte: Von Rautenstrauch zur Deckungsbeitragsrechnung

Die Gewinnschwelle als Diagramm, mit der Kostenlinie, die die Umsatzlinie schneidet, zeichnete der amerikanische Ingenieur Walter Rautenstrauch 1922 an der Columbia University und nannte sie "break-even chart", in einer Zeit, in der Henry Fords Fließband die Frage aufwarf, wie viele Autos ein Werk bauen muss, damit sich die Maschinen lohnen; Rautenstrauch beriet Fabriken bei genau dieser Frage. Die Trennung von fixen und variablen Kosten hatten Ökonomen wie Johann Heinrich von Thünen schon 1826 und Alfred Marshall 1890 beschrieben, aber erst die Kostenrechnung der 1920er Jahre, in Deutschland durch Eugen Schmalenbach in Köln, machte daraus ein Werkzeug für Unternehmen; Schmalenbach unterschied "proportionale" und "fixe" Kosten und warnte vor der Vollkostenrechnung, die Fixkosten auf Stücke verteilt und damit bei sinkender Menge die Stückkosten steigen lässt, der Grund, warum in Krisen Preise erhöht werden, wenn sie gesenkt werden müssten. Die Deckungsbeitragsrechnung als Gegenentwurf stammt aus den USA der 1930er, "direct costing" bei Jonathan Harris 1936, und kam in den 1950er Jahren nach Deutschland, wo Paul Riebel sie zur "relativen Einzelkostenrechnung" ausbaute und Wolfgang Kilger zur Grenzplankostenrechnung; seit den 1960ern steht die Break-even-Analyse in jedem BWL-Lehrbuch und seit den 1990ern in jedem Businessplan-Formular der Banken und der KfW. Der Rechner zeichnet, was Rautenstrauch 1922 auf Millimeterpapier malte.

Praktische Tipps

Rechnen Sie alles netto, ohne Mehrwertsteuer. Nehmen Sie Ihren eigenen Lebensunterhalt in die Fixkosten. Prüfen Sie jede Kostenart, ob sie mit der Menge wächst, dann ist sie variabel. Spielen Sie den Preis durch, er wirkt stärker als jede Kostensenkung. Rechnen Sie Saisongeschäfte auf das Jahr. Planen Sie mit 20 Prozent Sicherheitsspanne über dem Break-even. Rechnen Sie sprungfixe Kosten als zweite Stufe. Und vergleichen Sie die Break-even-Menge mit der Kundenzahl, die Ihr Markt hergibt. Was von den 12.000 Euro Gewinn nach Steuern bleibt, zeigt der Einkommensteuer-Rechner.