Stundensatz-Rechner für Selbstständige

So funktioniert der Stundensatz-Rechner für Selbstständige

Der Stundensatz-Rechner rechnet die Frage von hinten, die Selbstständige oft von vorn falsch beantworten: nicht "was nimmt die Konkurrenz", sondern "was muss ich nehmen". Aus dem Wunsch-Netto im Monat, der Kranken- und Rentenvorsorge, den Betriebskosten, den Arbeitstagen im Jahr und den abrechenbaren Stunden je Tag ermittelt er den nötigen Jahresumsatz inklusive Einkommensteuer und Soli und teilt ihn durch die Stunden, die tatsächlich in Rechnung gehen. Heraus kommt der Mindest-Stundensatz netto, der Tagessatz und eine Variante mit 10 Prozent Puffer.

Merksatz: Netto plus Vorsorge, hoch auf den Gewinn vor Steuern, plus Kosten, geteilt durch verkaufte Stunden. Die Eselsbrücke: Von 8 Stunden am Schreibtisch sind 5 bis 6 abrechenbar, von 365 Tagen 180 bis 200 Arbeitstage, also rund 1.000 Stunden im Jahr, und jeder Euro Stundensatz ist ein Tausender Umsatz. Wer seinen Stundensatz berechnen will, muss also vor allem die abrechenbaren Stunden ehrlich schätzen.

Drei Beispiele:

• 4.500 Euro netto, 950 Euro Vorsorge, 1.500 Euro Kosten, 180 Tage à 6 Stunden: Nötiger Gewinn 86.214 Euro, davon 20.814 Euro Steuer, plus 18.000 Euro Kosten gleich 104.214 Euro Umsatz, durch 1.080 Stunden: 96,49 Euro, also 97 Euro je Stunde, Tagessatz 772 Euro, mit Puffer 106 Euro.
• 3.500 Euro netto, 850 Euro Vorsorge, 1.200 Euro Kosten, 200 Tage à 5 Stunden: 64.762 Euro Gewinn, 12.562 Euro Steuer, 79.162 Euro Umsatz, 1.000 Stunden: 79,16 Euro, also 80 Euro, Tagessatz 633 Euro.
• Die Lehre daraus: Ein Angestellter mit 4.500 Euro netto kostet seinen Arbeitgeber mit Arbeitgeberanteil rund 8.500 Euro im Monat, etwa 50 Euro je Arbeitsstunde; der Freiberufler braucht für dasselbe Netto das Doppelte je verkaufter Stunde, weil er nur die Hälfte seiner Zeit verkauft und alles selbst trägt.

Die Rechnung: Bedarf nach Steuern = (Netto + Vorsorge) x 12, Gewinn vor Steuern = der Betrag, bei dem nach Einkommensteuer und Soli der Bedarf bleibt, Vorsorge als Sonderausgaben berücksichtigt, Grundtabelle 2026, Umsatz = Gewinn + Betriebskosten x 12, Stundensatz = Umsatz / (Arbeitstage x abrechenbare Stunden), zuzüglich Umsatzsteuer. Was vom Gewinn nach Steuern bleibt, zeigt der Einkommensteuer-Rechner; ob Sie unter der Kleinunternehmergrenze bleiben, der Kleinunternehmer-Rechner.

Wissenswertes zum Thema

Die abrechenbaren Stunden: Die ehrlichste Zahl der Rechnung

Der größte Fehler bei der Kalkulation ist die Annahme, man könne 8 Stunden am Tag und 220 Tage im Jahr verkaufen. Vom Jahr gehen Urlaub, Krankheit, Feiertage und Fortbildung ab, es bleiben 200 bis 210 Tage, und vom Tag gehen Akquise, Angebote, Buchhaltung, Rechnungen, Mahnungen, E-Mails, Fahrten, Weiterbildung und das Netzwerken ab, das die nächsten Aufträge bringt: Berater und Entwickler mit guter Auslastung kommen auf 5 bis 6 abrechenbare Stunden am Tag, Kreative und Beratende mit viel Akquise auf 4, Handwerker mit Fahrzeiten auf 5 bis 6, also 900 bis 1.200 Stunden im Jahr, und im ersten Jahr der Selbstständigkeit weniger. Die Auslastung schwankt zudem: Drei Monate volle Bücher und ein Monat Flaute ergeben über das Jahr 75 Prozent, und wer mit 100 rechnet, verdient ein Viertel weniger als geplant. Der Rechner nimmt Tage mal Stunden als verkaufte Zeit und sonst nichts, und deshalb ist der Stundensatz so hoch: 97 Euro für 4.500 Euro netto klingen nach viel, sind aber 104.000 Euro Umsatz für einen Jahresaufwand von 1.800 Stunden am Schreibtisch, also 58 Euro je gearbeiteter Stunde. Der zweite Hebel ist die Zeit, die man nicht abrechnet, aber abrechnen könnte: Konzepttelefonate, Nachbesserungen, "kurze Fragen" und Fahrzeiten, die im Angebot stehen sollten. Was Angestellte für dieselbe Arbeit kosten, zeigt der Brutto-Netto-Rechner rückwärts mit Arbeitgeberanteil.

Vorsorge, Kosten, Steuern: Was alles im Satz stecken muss

Angestellte merken nicht, dass ihr Arbeitgeber die Hälfte der Sozialversicherung zahlt und Lohn bei Krankheit und Urlaub weiterläuft; der Selbstständige trägt alles. Die Krankenversicherung kostet freiwillig gesetzlich 2026 rund 15 bis 20 Prozent des Gewinns, mindestens etwa 250 Euro, höchstens rund 1.200 Euro im Monat inklusive Pflegeversicherung, privat je nach Alter 400 bis 900 Euro; die Rentenvorsorge ist bei den meisten Freiberuflern freiwillig, sollte aber dem Arbeitnehmerbeitrag entsprechen, also 18,6 Prozent eines vergleichbaren Bruttos, und Künstler, Lehrer, Handwerker und Hebammen sind pflichtversichert. Dazu Berufshaftpflicht, Krankentagegeld, Berufsunfähigkeit, zusammen schnell 950 Euro im Monat, wie im Beispiel. Die Betriebskosten, Büro oder Arbeitszimmer, Software, Hardware, Telefon, Fahrzeug, Steuerberater mit 1.000 bis 3.000 Euro im Jahr, Versicherungen, Werbung, Weiterbildung, liegen bei Wissensarbeitern bei 800 bis 2.000 Euro im Monat, bei Handwerkern und Studios deutlich höher. Die Einkommensteuer auf den Gewinn ist der Posten, den der Rechner iterativ ermittelt: Bei 86.000 Euro Gewinn sind es mit Soli rund 20.800 Euro, ein Grenzsteuersatz von 42 Prozent, und jeder zusätzliche Euro Stundensatz kommt nur zu 58 Prozent an. Die Umsatzsteuer von 19 Prozent kommt obendrauf und ist für Geschäftskunden neutral, für Privatkunden ein Preisaufschlag, es sei denn, man nutzt die Kleinunternehmerregelung bis 25.000 Euro Vorjahresumsatz. Was der Gewinn nach Einkommensteuer ist, rechnet der Einkommensteuer-Rechner.

Vom Mindestsatz zum Marktpreis

Der Rechner liefert die Untergrenze, nicht den Preis. Der Marktpreis liegt für IT-Freelancer 2026 bei 90 bis 130 Euro, für Berater 100 bis 200, für Texter und Designer 60 bis 100, für Übersetzer 50 bis 80 oder nach Zeile, für Handwerker 55 bis 85 Euro je Stunde, und die Spannen hängen an Spezialisierung, Region und Kunde: Ein Konzern zahlt das Doppelte vom Verein. Wer unter seinem Mindestsatz liegt, hat kein Preisproblem, sondern ein Geschäftsmodellproblem, und sollte an Spezialisierung, Auslastung oder Kosten arbeiten statt an der Hoffnung. Tagessätze sind bei Projektarbeit üblich, 8 Stunden mal Stundensatz, Pauschalpreise bei klar umrissenen Leistungen, bei denen die Stunden intern kalkuliert und dem Kunden nicht gezeigt werden, was bei effizienter Arbeit mehr bringt. Der Puffer von 10 Prozent im Rechner deckt Ausfälle, Nachbesserungen und das Jahr, in dem ein Kunde nicht zahlt. Preiserhöhungen von 5 bis 10 Prozent im Jahr sind bei Bestandskunden normal, wenn man sie ankündigt, und neue Kunden bekommen immer den neuen Satz. Die Scheinselbstständigkeit ist die Grenze nach unten: Wer nur einen Kunden hat, dessen Weisungen folgt und in dessen Räumen arbeitet, ist für die Rentenversicherung ein Angestellter, egal was im Vertrag steht. Was die Rechnung mit Umsatzsteuer für den Kunden kostet, zeigt der Mehrwertsteuer-Rechner.

Ein Stück Geschichte: Von der Gebührenordnung zum Freelancer

Freie Berufe rechneten jahrhundertelang nicht nach Stunden, sondern nach Gebührenordnungen: Ärzte nach der GOÄ, Anwälte nach dem RVG, Architekten nach der HOAI, Steuerberater nach der StBVV, mit festen Sätzen je Leistung, die der Staat festlegte und die bis heute gelten, teils seit dem 19. Jahrhundert; die Stunde als Abrechnungseinheit kam mit den Unternehmensberatern aus den USA, McKinsey rechnete ab den 1930ern nach Beratertagen, und mit den Anwaltskanzleien, die ab den 1960ern die "billable hour" einführten, die heute in Sechs-Minuten-Einheiten gemessen wird. In Deutschland wuchs die Zahl der Solo-Selbstständigen von 1,4 Millionen 1991 auf 2,3 Millionen 2012 und sank seitdem auf unter 2 Millionen, während die Zahl der IT-Freelancer stieg; Plattformen wie Upwork seit 2015 und die Projektbörsen machten den Stundensatz zum Marktpreis, den jeder vergleichen kann. Der Mindestlohn gilt für Selbstständige nicht, die Mindesthonorare der Künstlersozialkasse und einige Tarifverträge für arbeitnehmerähnliche Personen sind die Ausnahmen. Die Rechnung des Rechners, Bedarf hochrechnen und durch verkaufbare Stunden teilen, ist die Kalkulation jedes Handwerksmeisters seit dem Mittelalter, als die Zunftordnungen Preise festlegten.

Praktische Tipps

Schätzen Sie die abrechenbaren Stunden aus Ihrer Zeiterfassung, nicht aus dem Bauch, und nehmen Sie im ersten Jahr 4 je Tag. Tragen Sie als Vorsorge ein, was Sie wirklich zahlen, plus das, was Sie zahlen müssten, um wie ein Angestellter abgesichert zu sein. Rechnen Sie den Steuerberater, die Berufshaftpflicht und die Rücklage für neue Hardware in die Kosten. Nennen Sie Kunden den Satz mit Puffer, nicht den Mindestsatz, und begründen Sie ihn nie mit Ihren Kosten, sondern mit dem Nutzen. Arbeiten Sie mit Tages- oder Pauschalpreisen, wenn Sie schneller sind als der Durchschnitt. Erhöhen Sie jährlich und kündigen Sie es im Oktober an. Und prüfen Sie zweimal im Jahr mit dem Rechner, ob Netto, Vorsorge und Kosten noch stimmen, die Krankenkasse schickt die Erhöhung, der Kunde nicht. Was vom Stundensatz als Angestellter übrig bliebe, zeigt zum Vergleich der Stundenlohn-Rechner.