Arbeitgeberkosten-Rechner

So funktioniert der Arbeitgeberkosten-Rechner

Der Arbeitgeberkosten-Rechner beantwortet die Frage, die im Vorstellungsgespräch keiner stellt: Was kostet ein Mitarbeiter wirklich? Der erste Kasten addiert zum Bruttogehalt den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung), die Umlagen U1 (Lohnfortzahlung bei Krankheit), U2 (Mutterschutz) und die Insolvenzgeldumlage sowie den Beitrag zur Berufsgenossenschaft, und zeigt den Faktor auf das Brutto und das Netto des Mitarbeiters. Der zweite Kasten rechnet die Jahreskosten auf die Kosten je Arbeitsstunde um, bezahlt und produktiv, mit Urlaub, Krankheit, Feiertagen und auf Wunsch Gemeinkosten. Der dritte Kasten zeigt die Mehrkosten einer Gehaltserhöhung und wie viel davon netto beim Mitarbeiter ankommt.

Drei Beispiele:

• 4.000 Euro brutto, kinderlos, Umlagen U1 1,6, U2 0,4, Insolvenzgeld 0,15 und Berufsgenossenschaft 1,3 Prozent: 846 Euro Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, 86 Euro Umlagen, 52 Euro Berufsgenossenschaft, 4.984 Euro im Monat und 59.808 Euro im Jahr, Faktor 1,246. Der Mitarbeiter hat davon 2.609,17 Euro netto (Klasse I); die Arbeitgeberkosten sind das 1,91-Fache des Nettos. Bei 2.500 Euro brutto sind es 3.115 Euro, bei 9.000 Euro 10.807,59 Euro, weil die Beitragsbemessungsgrenzen bremsen.
• Jahreskosten 63.600 Euro, 40 Stunden, 30 Urlaubs-, 10 Krankheits- und 11 Feiertage: 209 Arbeitstage und 1.672 produktive Stunden, 38,04 Euro je produktiver Stunde, 30,58 Euro je bezahlter Stunde, 304,31 Euro je Arbeitstag. Mit 30 Prozent Gemeinkosten sind es 49,45 Euro, der Mindest-Stundensatz bei 20 Prozent Gewinn liegt bei 45,65 Euro ohne Gemeinkosten.
• Gehaltserhöhung von 4.000 auf 4.200 Euro: 249,20 Euro Mehrkosten im Monat, 2.990,40 Euro im Jahr; beim Mitarbeiter kommen 107,33 Euro netto an, 43 Cent je Euro. Bei 3.000 Euro und 10 Prozent Erhöhung sind es 373,80 Euro Mehrkosten und 168,50 Euro netto.

Formel: Arbeitgeberkosten = Brutto × (1 + AG-Anteil SV + U1 + U2 + Insolvenzgeld + BG), wobei der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung 2026 bei 21,15 Prozent liegt (7,3 KV plus halber Zusatzbeitrag 1,45, 1,8 PV, 9,3 RV, 1,3 AV) und oberhalb der Beitragsbemessungsgrenzen von 5.812,50 Euro (KV/PV) und 8.450 Euro (RV/AV) nicht weiter steigt. Das Netto des Mitarbeiters rechnet der Brutto-Netto-Rechner mit allen Freibeträgen, die Kosten eines Minijobbers mit Pauschalabgaben der Minijob-Rechner, den Stundenlohn aus dem Monatsgehalt der Stundenlohn-Rechner und den Verkaufsstundensatz für Selbstständige der Stundensatz-Rechner.

Wissenswertes zum Thema

Lohnnebenkosten: Was der Arbeitgeber zusätzlich zum Brutto zahlt

Das Bruttogehalt ist nur der sichtbare Teil der Personalkosten. Dazu kommt der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, der 2026 rund 21 Prozent des Bruttos ausmacht: Die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung werden je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen, seit 2019 einschließlich des Zusatzbeitrags der Krankenkasse. Nur den Kinderlosenzuschlag zur Pflegeversicherung (0,6 Prozent) und in Sachsen einen größeren Teil des Pflegebeitrags zahlt der Arbeitnehmer allein; dafür trägt der Arbeitgeber in Sachsen nur 1,3 statt 1,8 Prozent. Hinzu kommen drei Umlagen, die nur der Arbeitgeber zahlt: U1 erstattet kleinen Betrieben bis 30 Mitarbeiter einen Teil der Lohnfortzahlung bei Krankheit (Sätze je nach Krankenkasse und Erstattungshöhe zwischen 1 und 4 Prozent, hier 1,6 Prozent), U2 finanziert den Mutterschutzlohn (0,2 bis 0,6 Prozent, Pflicht für alle Betriebe) und die Insolvenzgeldumlage von 0,15 Prozent sichert die Löhne bei Pleite. Der Beitrag zur Berufsgenossenschaft hängt von der Gefahrklasse ab: im Büro 0,5 bis 1 Prozent, im Bau und in der Logistik 3 bis 5 Prozent. Größere Betriebe über 30 Mitarbeiter zahlen keine U1, sparen also rund 1,6 Prozent.

Was in den Arbeitgeberkosten noch fehlt

Der Rechner erfasst die gesetzlichen Pflichtabgaben. Die wahren Personalkosten liegen höher: Urlaubs- und Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen, Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge (seit 2022 mindestens 15 Prozent der Entgeltumwandlung), Jobticket, Dienstwagen, Fortbildung, Arbeitsplatz, Software, Lohnbuchhaltung und die Kosten der Einarbeitung. Faustregel aus der Betriebswirtschaft: Ein Büroarbeitsplatz kostet zusätzlich 10.000 bis 15.000 Euro im Jahr, ein Produktionsarbeitsplatz je nach Maschinen ein Vielfaches. Deshalb tragen Sie im zweiten Kasten einen Gemeinkostenzuschlag ein, wenn Sie den Stundensatz für Angebote brauchen; 25 bis 40 Prozent sind in Dienstleistung und Handwerk üblich, dazu kommt der Gewinnaufschlag. Die produktiven Stunden sind der eigentliche Hebel: Von 2.080 bezahlten Stunden bleiben nach Urlaub, Krankheit und Feiertagen gut 1.670, und davon ist bei vielen Tätigkeiten nur ein Teil verrechenbar.

Gehaltserhöhung: Warum die Hälfte unterwegs verschwindet

Eine Gehaltserhöhung kostet den Arbeitgeber mit Sozialabgaben rund 25 Prozent mehr als das Brutto, und beim Mitarbeiter kommen nach Lohnsteuer und eigenen Sozialabgaben nur 40 bis 55 Prozent davon an; bei 4.000 Euro und Steuerklasse I sind es 43 Cent je Euro. Der Grund ist die Kombination aus Grenzsteuersatz (bei 4.000 Euro rund 32 Prozent plus Soli und Kirchensteuer) und 21 Prozent Arbeitnehmeranteil. Deshalb sind steuerfreie Gehaltsbestandteile für beide Seiten günstiger: der Sachbezug von 50 Euro im Monat, das Jobticket, Erholungsbeihilfe, Kita-Zuschuss, der Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge oder ein Dienstrad. Bei ihnen kommt jeder Euro beim Mitarbeiter an, und der Arbeitgeber spart die Sozialabgaben. Das Gegenstück gilt beim Vergleich mit Freiberuflern: Ein Selbstständiger muss den Arbeitgeberanteil, die Ausfallzeiten und das Risiko selbst tragen, weshalb sein Stundensatz etwa beim Doppelten des Bruttostundenlohns eines Angestellten liegen muss.

Ein Stück Geschichte

Die hälftige Teilung der Sozialbeiträge zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist eine Erfindung Bismarcks: Die Krankenversicherung von 1883 wurde zu zwei Dritteln von den Arbeitern und einem Drittel von den Unternehmern bezahlt, die Unfallversicherung von 1884 allein von den Unternehmern, die Invaliditäts- und Altersversicherung von 1889 je zur Hälfte plus Reichszuschuss. Die Unfallversicherung ist bis heute reine Arbeitgebersache und lebt in den Berufsgenossenschaften fort, die nach Gefahrklassen abrechnen. Der Beitrag zur Rentenversicherung lag 1957 bei 14 Prozent, 1970 bei 17, 1997 bei 20,3 und ist heute mit 18,6 Prozent wieder etwas niedriger. Die Umlage U1 für die Lohnfortzahlung stammt aus dem Lohnfortzahlungsgesetz von 1969, das Arbeitern erstmals die sechswöchige Lohnfortzahlung sicherte, die Angestellte schon seit 1930 hatten. Die Insolvenzgeldumlage wurde 2009 von den Berufsgenossenschaften auf die Krankenkassen übertragen; ihr Satz schwankt mit der Zahl der Pleiten zwischen 0,04 und 0,41 Prozent.

Praktische Tipps

Fragen Sie die Krankenkasse nach den U1-Sätzen und den Erstattungsstufen: Wer 80 Prozent der Lohnfortzahlung erstattet haben will, zahlt mehr Umlage als bei 50 Prozent, und für Betriebe mit wenig Krankheitstagen lohnt die niedrige Stufe. Prüfen Sie den Gefahrtarif Ihrer Berufsgenossenschaft, Büroangestellte gehören in eine eigene, günstigere Gefahrklasse. Kalkulieren Sie Angebote nie mit dem Bruttostundenlohn, sondern mit den Kosten je produktiver Stunde plus Gemeinkosten und Gewinn. Und rechnen Sie bei Gehaltsverhandlungen beide Seiten durch: Ein Zuschuss zur Altersvorsorge oder ein Sachbezug kostet den Betrieb oft weniger und bringt dem Mitarbeiter mehr als dieselbe Summe als Bruttoerhöhung.